Как правильно отправить документы из Диадока в налоговую через 1С
Налоговая требует документы в определённом формате — и PDF со штампом ЭДО не всегда подойдёт. Если вы отвечаете на требование ИФНС через 1С и используете Контур.Диадок, важно знать правила передачи электронных документов. Ошибки в формате могут привести к отказу в приёме и новым штрафам.
Главное правило: формат зависит от типа документа
Порядок передачи документов в налоговую регулируется п. 2 ст. 93 НК РФ. Электронные документы, составленные по утверждённым ФНС форматам, должны передаваться по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) только в электронном виде. Отправлять PDF-файлы со штампом ЭДО недопустимо, если документ изначально создавался в утверждённом XML-формате.
Формализованные документы: только XML + ZIP
К формализованным документам относятся УПД, счета-фактуры и другие файлы, формат которых утверждён приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
Как правильно отправить:
- В Контур.Диадок выберите функцию «Документ с подписью (подходит для представления в ФНС)».
- Система выгрузит ZIP-архив, содержащий XML-файлы и файлы отсоединённых электронных подписей.
- Загрузите этот ZIP-архив в сервис «1С-Отчётность».
- Программа автоматически сопоставит файлы с подписями, считает реквизиты сторон и сформирует корректную XML-опись для инспекции.
Неформализованные документы: PDF допустим
К неформализованным документам относятся договоры, соглашения и другие файлы, которые не имеют утверждённого XML-формата.
Как правильно отправить:
- Если договоры изначально подписывались в формате PDF, можно представить их в налоговую как PDF-файлы (скан-образы).
- Наличие штампа ЭДО на бланке системы ФНС не считывают, поэтому при загрузке PDF в «1С-Отчётность» необходимо вручную заполнить реквизиты карточки документа: дату, номер, сумму, ИНН контрагента и код вида документа.
- Эти текстовые данные обязательны для включения файлов в состав электронной описи.
- К PDF-файлу обязательно прилагаются файлы электронных подписей сторон.
Для договоров существует XML-формат (приказ ФНС России от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@), но организации вправе использовать и PDF (письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@).
Скан-опись: правила формирования
Формирование и передача скан-описи, а также правила включения в неё файлов формата PDF осуществляются в соответствии с порядком, утверждённым приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.
При загрузке документов убедитесь, что опись сформирована корректно и все реквизиты заполнены. Это ускорит проверку и снизит риск дополнительных требований от инспекции.
Чек-лист для безопасной отправки
- Определите тип документа: формализованный (XML) или неформализованный (PDF).
- Для УПД и счетов-фактур выгружайте ZIP-архив с XML и подписями из Диадока.
- Для договоров в PDF вручную заполните карточку документа в 1С-Отчётности.
- Приложите файлы электронных подписей ко всем документам.
- Проверьте, что опись сформирована по приказу ФНС от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.
- Не отправляйте PDF со штампом ЭДО вместо XML для формализованных документов.
Контакты
-
г. Волоколамск,
Пролетарская, дом 2В
1 этаж офис 2 - +7 (495) 120-34-57
- volok@r-av.ru
- Основной сайт
- ОКВЭД 62.02, 46.51, 46.52, 46.66, 46.69, 62.03, 62.03.13, 62.09, 63.11.1, 63.12, 63.91, 63.99, 95.11